9 soluciones para problemas de flujo de trabajo frustrantes

Me senté a editar un archivo creado por otra persona en una carpeta creada por mi cliente.

Conocía el tema y la fecha aproximada de creación. Y supe que el archivo estaba en esta carpeta. Debería haber sido fácil de encontrar, ¿verdad? Bueno, si asumiste un desafío similar, sabes que la respuesta es un gran no.

Pasamos demasiado tiempo buscando antes de encontrar los archivos que necesitamos editar, publicar, diseñar, etc. Luego pasamos a lo siguiente.

Y unos días después, volvemos a pasar por el mismo «proceso» frustrante.

¿Qué pasa si redirigimos la energía gastada en esas tareas irritantes para crear un mejor proceso de producción de contenido?

Estas nueve soluciones ayudarán a los equipos de contenido a abordar esos problemas desagradables que el tiempo nunca parece resolver. Aunque el software y la automatización son excelentes formas de mejorar su flujo de trabajo general, me estoy enfocando en los remedios que puede aplicar hoy, algunos en solo unos minutos.

1. Utilice convenciones de nomenclatura estándar

Dada la introducción de este artículo, tiene sentido comenzar aquí.

Al crear nombres de archivos y carpetas, las personas a menudo olvidan su audiencia (en este caso, compañeros de trabajo, agentes asociados y otros colaboradores). Escribo los nombres de los archivos desde su punto de vista, así que sé lo que significa y cómo encontrar los archivos nuevamente. Pero pocos otros lo harán.

Tómese un momento para desarrollar una convención de nomenclatura estándar para todos sus archivos de marketing de contenido. Los pocos minutos dedicados a establecer y documentar los requisitos de las citas y notificar al equipo ahorrarán tiempo y frustración a todos.

Desarrolle una convención de nomenclatura estándar para todos sus archivos de #ContentMarketing para ahorrarles tiempo y frustración a todos, dice @AnnGynn a través de @CMIContent. Haga clic para enviar un Tweet

Para llegar a una convención de nomenclatura que funcione, piense qué información deben nombrar los empleados para encontrar el documento correcto. ¿Las necesidades difieren para el público interno y externo? ¿Existe alguna forma de desarrollar un sistema único que funcione para ambos? ¿O necesitará dos sistemas: interno y externo?

Para el proceso de producción del blog de CMI, utilizamos una convención de nomenclatura estándar. Todas las carpetas están etiquetadas por nombre de autor. Si el autor escribe con frecuencia, incluimos algunas palabras sobre el tema para diferenciar cada carpeta. Cada nombre de archivo incluye el nombre del autor, el tema y el estado en el proceso de revisión, como: «SMITH – Design Storytelling – ag edits clean».

Documentar y compartir la convención de citas es tan importante como crearla en primer lugar. Asegúrese de que todos conozcan las reglas y comprendan cómo ayudan a acelerar el trabajo de todos. Se necesita que una persona use un sistema ligeramente diferente para recuperar el desastre frustrante que proviene del nombre de buena o mala gana.

CONTENIDO DEL MANUAL RELACIONADO: Los 9 terribles círculos del infierno Operaciones de contenido

2. Documente todos los pasos (y no los vincule a una sola persona)

Esta solución no es innovadora ni sorprendente. Sin embargo, a menudo se ignora, por lo que es necesario repetir: Escriba todo lo que sucede en su programa de marketing de contenido, desde la selección de temas hasta la publicación y la promoción.

Luego, rastree los pasos en cada proceso, refínelo según sea necesario y apéguese a las versiones finales. Guarde todos los procesos en un repositorio central, donde todos puedan acceder a él para que puedan leer, comprender y realizar un seguimiento.

Como Georges Petrequin, el fundador de Contentbulb, explica: «Cada contenido que cree puede pasar por el mismo flujo de trabajo paso a paso … El proceso será simple y predecible para usted y su equipo».

PROPINA: No incluya el nombre de nadie en la documentación del proceso. En su lugar, utilice su papel. Después de todo, si Pat, el camarógrafo, deja la empresa o incluso consigue un nuevo trabajo dentro de su empresa, nadie sabrá qué significa «Pat» en el flujo de trabajo documentado. Pero lo entenderán si escribe «camarógrafo».

Documente cada paso de su proceso de #ContentMarketing y guárdelo donde todos tengan acceso. Entonces el proceso se vuelve simple y predecible, dice @georgesptq a través de @CMIContent. Haga clic para enviar un Tweet

3.Hazlo visual

La estratega de contenido Rhea Henry gestiona el proceso de contenido desde la creación hasta la publicación en Rank-It.ca, lo que significa «muchos tocadiscos para ver», dice Rhea. Como persona visual, se basa en un calendario dinámico que muestra lo que se debe priorizar y lanzar.

Yogesh Jain, un consultor y autor de marketing digital, ofrece otra opción de flujo de trabajo visual: «Los diagramas de Gantt priorizan las tareas para cada contenido, lo que brinda a cada parte interesada una visión integral de los calendarios y su impacto que no cumplen».

Distribuyó este diagrama de Gantt para una campaña de Black Friday. El gráfico resalta las dependencias con líneas a la derecha y refleja las etapas con diamantes rojos en la cronología:

Un diagrama de Gantt que muestra los términos y las dependencias de contenido, que ayuda a los equipos a comprender el impacto de los plazos no cumplidos.

[email protected] dice que los diagramas de Gantt ayudan a los equipos a comprender los plazos y el impacto de no cumplirlos. ¿Utiliza diagramas de Gantt para ayudarlo con el flujo de trabajo de #ContentMarketing? Por @CMIContent Haga clic para enviar un Tweet

4. Registre lo que está haciendo cada persona

Los flujos de trabajo visuales son excelentes si sabe qué hacer en cada paso. Pero esto solo puede suceder si ha documentado lo que hace cada función. Pídale a cada miembro de su equipo que cree un archivo de «cuándo-gana-la-lotería», una guía paso a paso sobre cómo guiar las tareas que realizan. (Me gustan las imágenes positivas de ganar la lotería para explicar la posible salida inesperada de un empleado de su equipo).

Por ejemplo, pídale a su editor de WordPress que documente cómo publica una publicación de blog, desde dónde accede al contenido hasta cómo escribe texto alternativo y cómo accede al backend del sitio. Pídales que incluyan capturas de pantalla de cada paso.

PROPINA: Crea un video con el proceso de formación. Para algunas tareas, ver cómo lo hace una persona es más útil que leer palabras. Utilice la función de pantalla compartida en la grabación de video. Asegúrese de que la persona también hable sobre lo que está haciendo y por qué lo hace, para que el espectador pueda aprender mejor.

CONTENIDO DEL MANUAL RELACIONADO: Cómo definir un flujo de trabajo que mantenga la producción de contenido en marcha

5. Desarrolle un archivo de descarga de ideas

En un área como el marketing de contenidos, los procesos pueden sentirse como esposas creativas para algunos. Después de todo, las ideas y la inspiración no suelen tener un flujo lógico.

El editor ejecutivo del método House y el director de estrategia David Cusick tiene una solución excelente: crea una casa para los repositorios de ideas: “Tienes un lugar dedicado a las ideas, especialmente para aquellas que surgen de la nada. Cree un archivo en línea al que todos puedan acceder fácilmente. O cree un canal, hilo o tablero dedicado en una aplicación de lugar de trabajo digital para estas ideas. «

Cree un repositorio de ideas: un lugar dedicado a las ideas al que todos puedan acceder, dice @ Dave3S_HM a través de @CMIContent. Haga clic para enviar un Tweet

6. Conecta los números

Los números y el texto a menudo se siguen por separado. Entonces alguien crea una relación para conectar los dos. Pero los creadores de contenido ocupados rara vez se toman el tiempo para dar sentido a una relación orientada a números. ¿Podría ser por eso que no todos los miembros del equipo saben qué funciona o dónde deben realizarse cambios? Probable.

Combine sus calendarios de análisis y contenido en un solo documento.

Por ejemplo, las ideas de contenido se pueden rastrear en la misma hoja de cálculo que el análisis de investigación de palabras clave. Stacy Caprio, que se ocupa de marketing en Renuw Skincare, apoya este enfoque. Los valores que acompañan a las ideas de contenido de su equipo incluyen el volumen de palabras clave, la dificultad de las palabras clave y la relevancia.

También puede utilizar este sistema con una sola hoja para el contenido publicado. Por ejemplo, en el calendario editorial, asegúrese de incluir columnas o campos para los valores de evaluación más relevantes (por ejemplo, vistas, acciones o clics de CTA) en un momento predeterminado. Aunque los valores no presentarán todos los escenarios de evaluación, pueden proporcionar una imagen valiosa del desempeño de los miembros de la creación de contenido. Nunca tendrán que pedir o leer un informe de análisis para saber cómo recibe el público su contenido.

7.Haz la repetición más fácil

Independientemente del rol del equipo de marketing de contenidos, probablemente tengas cosas que hacer una y otra vez. Estos trucos te ayudarán a hacerlos más rápido.

Colton De Vos, un especialista en marketing de Resolute Technology Solutions, sugiere crear un documento estandarizado para la extensión del experto en la materia. Esto podría incluir preguntas sobre la caldera y presentaciones y cierres por correo electrónico que puede copiar y pegar cuando se comunique con cotizaciones o entrevistas.

Este consejo tiene sentido para cualquier correo electrónico que siempre envíe a diferentes destinatarios, ya sea una solicitud para promocionar una publicación de blog publicada recientemente o una invitación para participar en un video de colaboración colectiva.

En CMI, utilizamos una plantilla estándar para crear publicaciones de blog. El documento de Word que contiene la copia de la publicación del blog incluye espacio para el idioma de la vista previa del correo electrónico, el extracto del boletín, la meta descripción y los títulos de las redes sociales. Al incluir todo el contenido en un solo lugar, es menos probable que nos olvidemos de crearlo. También agiliza el proceso de carga del editor de WordPress.

CONTENIDO DEL MANUAL RELACIONADO:

8. Planifique el futuro ahora

No espere programar actualizaciones o seguimiento de su contenido de manera oportuna. Hágalo en la etapa de planificación.

Este es un gran consejo de Anne Szustek Talbot, vicepresidente de contenido de BX3. «Identifique cualquier contenido que pueda necesitar seguimiento o actualización», dice. «Lo más probable es que haya habido novedades en el producto o en las noticias sobre un tema determinado. Agregar uno o dos párrafos, arreglar y agregar vínculos de retroceso puede ser una excelente manera de impulsar su SEO y proporcionar a sus lectores contenido de calidad que los mantendrá atraídos por su marca «.

Me doy cuenta de que no se pueden programar actualizaciones para todos los contenidos. Pero si no está haciendo nada más, asegúrese de hacerlo cuando planifique cualquier contenido de manera oportuna: cualquier cosa a la vez, una posibilidad, etc.

[email protected] proporciona esta sugerencia para el flujo de trabajo de #content: el programa actualiza el contenido de manera oportuna en la etapa de planificación, por lo que no tiene que recordar volver a visitarlo a través de @CMIContent. Haga clic para enviar un Tweet

Por ejemplo, suponga que crea una publicación de blog sobre un cambio propuesto en la ley tributaria. En ese momento, debes hacer algunas cosas:

  • Agregue registros de progreso a su calendario de planificación. Incluso si descubre que nada ha cambiado, puede actualizar la publicación de su blog con esas noticias y ponerle la fecha. (Esto es especialmente útil para los lectores que buscan contenido de búsqueda).
  • Desarrollar ideas relacionadas si el cambio propuesto es posible. Tiene sentido hablar de ideas relacionadas al mismo tiempo, porque estás hablando del tema. De esta forma, no es necesario que vuelva a iniciar el proceso de ideas cuando se produce un evento desencadenante. (También es esencial publicar contenido relevante lo antes posible cuando se produzca el cambio).

9.Haga un proceso de solicitudes

De acuerdo, dices, puedo desarrollar todos los procesos que necesito, pero eso no detendrá las solicitudes ad hoc y los correos electrónicos aleatorios solicitando algo del equipo de marketing de contenido. E interrumpen o ralentizan nuestro flujo de trabajo todo el tiempo.

La respuesta es este proceso crítico: solicitudes de empleo.

Liam Clouds, gerente de proyectos de Mitrade, dice que un proceso de solicitud de empleo estructurado eficaz utiliza una única plataforma (por ejemplo, correo electrónico, formulario del sitio), a la que accede un miembro designado del equipo de marketing de contenido.

El destinatario de la solicitud de empleo luego compila estas solicitudes en un documento central. Esta persona también puede ser la que responda a cada solicitud a través de la misma plataforma. Nota: Esta persona probablemente no sea quien tome las decisiones. Coordinarían el proceso de revisión y respuesta con el responsable de la toma de decisiones designado.

Este proceso es útil para todos los miembros del equipo de marketing de contenidos. Si alguien le pide que cree algo, puede enviarlo al proceso de solicitud. No tienen que dejar de hacer lo que están haciendo para preguntarse si deben hacerlo o, peor aún, gestionar la aplicación sin la contribución del líder del equipo de marketing de contenidos.

Erin Balsa, el jefe de marketing de contenido de The Predictive Index, dice que debe ir un paso más allá: educar a los solicitantes sobre este proceso. Sugiere crear el mapa del proceso de aplicación en las presentaciones de estrategia de contenido. Debe responder preguntas como:

  • ¿Cómo deben enviar las partes interesadas las solicitudes de contenido?
  • ¿Quién realiza un análisis de necesidades para determinar si este es el contenido adecuado para crear?
  • ¿Cuántos días antes de la publicación se debe asignar el artículo?

Yo agregaría a esta lista: ¿Cuánto tiempo tomará para que el solicitante sea notificado de la siguiente decisión / pasos?

«Cuando todo el mundo tiene claro el proceso, hay menos falta de comunicación y retrasos. Más importante aún, asegura que usted cree el contenido correcto, en el volumen correcto, en el momento correcto ”, dice Erin.

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Imagen de portada de Joseph Kalinowski / AdSense Ib 30

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